Automatiseren van het werkvergunning proces
Aan het (semi) automatiseren van het werkvergunning proces bestaat een groeiende behoefte. De ‘safety first’ benadering is in alle branches aan het toenemen en dat heeft zijn redenen. Het besef dat de baten ruim hoger liggen dan de kosten is hier onder andere oorzaak van. Ook verbetert een goede werkvergunning procedure de communicatie van een organisatie op operationeel niveau. Toch is het ontwikkelen van een robuuste werkvergunning procedure voor een organisatie (eventueel icm LoTo Lock-out Tag-out en TRA) geen sinecure. Dit hangt niet in het minst af van de complexiteit van een organisatie. Tegelijkertijd mag de procedure de organisatie niet vertragen en te bureaucratisch maken. Dit is waar de automatisering én keuze van de juiste software in beeld komen.
In de wereld van werkvergunningen wordt nog veel gebruik gemaakt van papieren werkvergunning procedures of het werken met Excel bestanden of een combinatie daarvan. Beide werkwijzen hebben zo hun eigen nadelen.
Papier
De papieren procedure brengt een grote hoeveelheid administratieve werkzaamheden met zich mee. Ook is deze manier vaak onoverzichtelijk en moet er in het bedrijf veel afstand worden afgelegd om voor iedere stap in het proces een handtekening of mede-beoordeling te krijgen. Waar actieve werkvergunningen zich bevinden is veelal onduidelijk. Dit geldt ook voor veiligstellingen die vaak gekoppeld zijn aan het werkvergunning proces. Een papieren proces leidt op deze manier bijna altijd tot een inconsistente en bureaucratische situatie, om nog maar niet te spreken van de veiligheid. Naarmate een bedrijf complexer van aard is nemen inconsistentie en bureaucratie nog sneller grote vormen aan.
Excel
Wat ook veel voorkomt is dat bedrijven zelf een soort automatiseringsslag voor de werkvergunning procedure proberen te maken. Excel is meestal het programma dat daarvoor gebruikt wordt. Het probleem hiermee is dat papier alleen maar is vervangen door een scherm, maar dat er weinig daadwerkelijk geautomatiseerd is. Alle handelingen zijn nu digitaal, maar de procedure is nog net zo tijdrovend (of nog meer dan dat) en de overzichtelijkheid is ook niet verbeterd. Sterker nog, veel bedrijven leunen op die ene werknemer die weet hoe de zeer complexe Excel bestanden met macro's werken.
De denkfout die vaak gemaakt wordt is dat men denkt dat Excel een goede tool kan zijn om werkprocessen te automatiseren. Een goede werkprocedure voor werkvergunningen met eventueel TRA en LoTo maakt gebruik van meerdere rollen met eigen privileges. Excel kan dat niet automatiseren. Daarnaast kan Excel niet voorzien in de juiste notificaties aan de juiste personen op het juiste moment. Laat staan ‘user friendliness’, veiligheid, multi platform gebruik, overzicht, locatie inzicht (wie doet wat waar) en vele andere wenselijke zaken.
Het juiste softwareprogramma
Er zijn enkele softwareprogramma's op de markt die een werkvergunning procedure kunnen afhandelen. Het is van groot belang dat een werkvergunningprogramma aansluit bij de bestaande bedrijfsprocessen en organisatie structuur. Hier moet goed op gelet worden tijdens de keuze voor het automatiseringsproces. Een te ‘stugge’ houding van de ontwikkelaar van een werkvergunningprogramma kan vroeg of laat problemen veroorzaken. Tegelijkertijd moet je als organisatie oppassen om niet iedere ‘edge-case’ in je werkvergunning software te willen oplossen. Een uitzonderingsgeval kan ook heel vaak in de bedrijfsprocedure opgelost worden in plaats van een vaak dure ‘custom’ aanpassing in het programma. De softwareleverancier hoort hierin goed te adviseren. Er moet sprake zijn van een redelijke houding in het naar elkaar toe bewegen wat betreft wensen en eisen. Uiteraard moeten inhoudelijke zaken, zoals bijvoorbeeld de mogelijkheid tot aanpassen van maatregelen, vragen, invoervelden, koppelingen, print lay-outs (als die nog nodig zijn), rollen , locatiebeheer etc. zonder al te veel problemen aangepast kunnen worden.
Een responsive en web-based systeem
Een belangrijk punt is dat het werkvergunningprogramma platform onafhankelijk en responsive werkt. De ideale situatie is dat ieder apparaat gebruikt kan worden om het volledige systeem te bedienen met al haar functionaliteiten. Dit geldt dus bijvoorbeeld niet alleen voor de aanvrager of coördinator van een werkvergunning, maar ook de beheerder, of de veiligsteller. Pas als alle functionaliteiten op alle apparaten bediend kunnen worden gaat een software systeem ook zo gebruikt worden, en openbaart zich een werkelijk flexibele, veilige en snelle werkwijze waar iedere organisatie en gebruiker voordelen van ondervindt. Programma’s die als een volledig SaaS (ook wel cloud) programma zijn opgezet, voldoen hier meestal aan. Let goed op en wees kritisch bij een demo van het programma. Probeer het programma zowel op een desktop/laptop als op een willekeurig mobiel uit.
Zoals gezegd is het vinden en vervolgens implementeren van een werkvergunning programma geen eenvoudige klus. De leverancier maar ook de organisatie zelf spelen beide een belangrijke rol. Zorg dat je de tijd neemt bij het proefdraaien van de software, en dat ook iedere gebruiker met een toekomstige rol er voldoende aan deelneemt.
Succes met het verhogen van de veiligheid en het streven naar 0 incidenten!