De ene organisatie is de andere niet. Er zijn nauwelijks twee organisaties te vinden die hetzelfde proces hanteren. Wat heeft prioriteit? Wat kan en wil een organisatie? Wat is echt belangrijk? Over één vraagstuk (doel) is men het wel eens, zo veilig mogelijk het werk uitoefenen! 

Een organisatie is een proces gewend en men wil dit proces vaak behouden. Met een papieren werkvergunning van de ene afdeling naar de andere lopen, het direct communiceren en overleggen, dat geeft houvast en men weet direct wat er speelt. Toch leeft het gevoel dat het niet ideaal is en de gedachte van 'dat moet toch anders, makkelijker, overzichtelijker en sneller'. Maar hoe? Hoe maak je de overstap van papier naar digitaal en wat betekent dat.

Van papier naar digitaal wil niet zeggen dat er (perse) geen papier meer nodig is. Ook wil het niet zeggen dat er geen persoonlijk overleg meer plaatsvindt. In eerste instantie wil digitaal zeggen dat er centrale registratie plaatsvindt. Dat iedereen naar eenzelfde situatie kijkt met betrekking tot een werkvergunning en dat bepaalde stappen in het proces worden afgedwongen die vrijblijvend blijken te zijn. Veel organisaties die digitaal registreren printen uiteindelijk nog een werkvergunning uit. 

Overstappen naar digitaal, iteratief proces 
Een bestaand analoog proces in een digitaal systeem te implementeren verschilt per organisatie. Er is geen vastomlijnd stappenplan dat op elke organisatie van toepassing kan zijn. Er is wel een implementatie procedure die een aantal vaste kenmerken heeft wat de overgang makkelijker maakt en vertrouwen geeft. Door de manier hoe WPS is ontwikkeld, kunnen wij flexibel omgaan met zowel de implementatie als ook het te implementeren proces. Uiteindelijk wil een organisatie haar bestaande proces herkennen in een digitaal systeem.

Als er is besloten om de overstap te maken, wordt er ook gekeken naar aanpassingen in het proces. Vaak is dit het moment om het bestaande proces tegen het licht te houden. Dat is op zich een goed idee. Waar rekening mee gehouden dient te worden is dat al te grote aanpassingen de interne acceptatie kan bemoeilijken. In de praktijk zien wij dat dit meevalt. Dat komt met name door de iteratieve implementatie. Op een gegeven moment wordt er een testomgeving van WPS geïnstalleerd. Deze testomgeving is het begin van een praktische invulling van een inventarisatie en alle afspraken die in het voortraject zijn gemaakt om het beoogde proces vorm te geven. Er vindt een wisselwerking plaats tussen klant en leverancier waarbij de testomgeving steeds verder wordt afgestemd richting de definitieve versie. In dit iteratieve proces leert de klant al heel snel hoe WPS werkt en wat de voordelen zijn. Dit schept vertrouwen om aan het einde van de testfase de definitieve versie operationeel te gebruiken. Een ander voordeel is dat het trainen van gebruikers een veel kortere duur heeft en deels of geheel ook door de klant zelf wordt gedaan.

Wilt u meer weten over de mogelijkheden om een digitaal systeem zoals WPS te implementeren, neem dan contact met ons op.